LAMPIRAN  II	:	PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI	
		NOMOR	: 4 TAHUN 2010	
		TANGGAL	: 17 Januari 2010	

 	FORMAT DAN CARA PENGISIAN  STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

1.	Halaman Judul

KEMENTERIAN DALAM NEGERI
UNIT KERJA ESELON I

PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN  KEGIATAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Identitas Instansi

Judul Standar Operasional Prosedur dari Identifikasi  kebutuhan

1.	Informasi Prosedur yang akan distandarkan

......................	Nomor Standar Operasional Prosedur	

Logo Kementerian

SATUAN KERJA
NAMA UNIT KERJA

	
......................	Tgl Pembuatan 
		
......................	Tgl Revisi
 		
......................	Tgl Pengesahan 
		
......................	Disahkan Oleh
		
......................	Nama Standar Operasional Prosedur

Kualifikasi Pelaksana	Dasar Hukum	
	1.  ……………..
2.  ……………..	
Peralatan/Perlengkapan	Keterkaitan	
1. ......................
2. ......................	………………...	
Pencatatan dan Pendataan	Peringatan	
	1. .........................
2. .........................	

•	Cara Pengisian:

(1)		Nomor Standar Operasional Prosedur	Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu         (No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar Operasional Prosedur)	
(2)		Tanggal Pembuatan	Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional Prosedur	
(3)		Tanggal revisi	Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di revisi	
(4)		Tanggal pengesahan	Diisi dengan tanggal mulai berlaku	
(5)		Disahkan oleh	Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan	
(6)		Nama Standar Operasional Prosedur	Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan 	
(7)		Dasar hukum	Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur 	
(8)		Kualifikasi pelaksana	Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan	
(9)		Keterkaitan	Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan 	
(10)		Peralatan/perlengkapan	Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan	
(11)		Peringatan	Diisi dengan:
-	Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan resiko yang akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
-	Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan.
-	Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.	
(12)		Pencatatan dan pendataan	Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan 	
(13)		Uraian prosedur	Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan	
(14)		Pelaksana	Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas	
(15)		Kelengkapan	Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan	
(16)		Waktu 	Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu proses/kegiatan	
(17)		Output 	Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan	
(18)		Pengesahan	Diisi dengan Nama dan tandatangan Pejabat eselon II	

2.	Uraian Prosedur 

Uraian Prosedur	Pelaksana	Mutu Baku	

Ket	
	
Pelaks 1	
Pelaks 2	
Pelaks 
3	
Persyr/Klkpn	
Waktu	
Output		
								
1	2	3	4	5	6	7	8	9	
1									
2									
3									

•	Cara Pengisian:

(1)		Uraian Prosedur	Diisi dengan proses sejak dari kegiatan mulai dilakukan sampai dengan kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan untuk setiap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan.	
(2)		Pelaksana	Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah (fungsional umum/staf).	
(3)		Mutu Baku	Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan output pada setiap aktivitas yang dilakukan.	

3.	Simbol – Simbol

Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing unit organisasi. 

Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut:

SIMBOL	Sebutan	DEFINISI	

	terminator	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal/mulai dan akhir suatu bagan alir.	

	Proses	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pelaksanaan kegiatan.	

	Pengambilan Keputusan
	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pelaksanaan kegiatan.

	Dokumen
	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.	

	Penggandaan Dokumen
	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penggandaan dari semua jenis dokumen.	

	Arsip Manual
	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual.

	File
	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file.	

	Konektor	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman.  

	Konektor
	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam halaman yang berbeda. 	

	Garis alir
	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan. 	

MENTERI DALAM NEGERI,

ttd

GAMAWAN FAUZI